Slik tar du kontroll over en stappfull innboks

MARTIN G. SLØRDAL (tekst)

martin.slordal@lomedia.no

3.783. Det er antallet e-poster som ligger i innboksen min. Jeg gremmes. Hva skal jeg gjøre med dem og alle de nye 30–40 e-postene som hver dag dukker opp? Morten Røvik vet råd. Han holder kurs og foredrag i den såkalte Getting Things Done-metoden. Røvik lærer bort hvordan vi kan få gjort mer av de riktige og viktige tingene her i livet, uten å stresse, og ved å bruke mindre energi. Dette gjelder også i måten vi behandler e-post på, mener han.

– De aller fleste av oss sløser bort mye tid på e-post. Det kaller jeg e-post-drøvtygging. En e-post skal bare leses én gang, slår Røvik fast.

Han vil imidlertid, i mylderet av digitale kommunikasjonsplattformer, forsvare e-posten som et godt arbeidsredskap. Der andre plattformer som Facebook, Skype og Workplace invaderer oss og maser om et umiddelbart svar, er e-posten mer stillfaren, påpeker han. For du og den du kommuniserer med via e-post må ikke være pålogget samtidig.

Arkiver gamle e-poster

La oss gå i gang. Først må du ta tak i de 3.783 e-postene som ligger der. Opprett en mappe du kaller for arkiv. Gå bakover i tid i innboksen og finn ut fra hvilken dato du kan si at «herfra og til tidenes morgen kan jeg arkivere», råder Morten Røvik. Hold inn shift-tasten og klikk på den nederste e-posten, da blir alt over markert. Så drar du alle e-postene over i arkiv-mappen. Du kan selvfølgelig også slette dem, men muligheten er stor for at du angrer, påpeker Røvik.

– Kaster du dem er det fare for at du trenger dem senere, sier han. De resterende e-postene skal behandles og organiseres. Se lenger ned i teksten.

GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.

Morten Prom

Veien til e-post-nirvana

I løpet av en arbeidsdag ramler det inn mange e-poster i innboksen din. Alle inneholder informasjon du må ta stilling til. Men hvordan skal du klare å gjøre arbeidsoppgavene dine når e-posten stadig varsler deg om Facebook-oppdateringer, tilbud fra kundeklubber og nyhetsbrev fra organisasjoner du ikke husker at du er medlem i? Morten Røvik har tips til hvordan du kan oppnå en tilstand han kaller «e-post-nirvana», at du kun får e-post i innboksen som du faktisk må gjøre noe med. Røvik anbefaler at du slår av så mange varslinger du kan, som for eksempel fra Facebook og Twitter. I tillegg må du rydde litt, og sånn gjør du det:

Mål om null e-poster

Hold ut. Etter denne ryddesjauen vil du sitte igjen med e-post du må forholde deg aktivt til, og du er noen steg nærmere et e-post-nirvana, lover Røvik. Her er de neste tiltakene ifølge hans skrittvise metode:

Og der er du i mål – i alle fall i teorien. Du har frigjort deg fra e-postens mas og kjas og har oppnådd e-post-nirvana.

– Gevinsten er at du får gjort mer av de riktige tingene i løpet av arbeidsdagen. Målet er at innboksen til en hver tid inneholder null e-post. De som er gode på dette bruker lite av arbeidstiden på å håndtere e-post, sier Morten Røvik.

Jeg skal gi det en sjanse. Her skal det ryddes, slettes og organiseres. Og så skal oppgavene gjøres, da.

{"436799":{"type":"s","url":"/image-3.436799.f7368e96a9","cap":"GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.","s":"","sb":"","stype":"","sbg":"","sco":""},"tittel":{"color":"#000000","fontsize":"107","bgc":"#ffffff","bgo":"1","bgh":"100%","pos":"1"},"extrafiles":{"js":"","css":""},"fb":[{"type":"f1","title":"Rydd!","closed":false,"place":"Mål om null e-poster"},{"type":"f1","title":"Noen flere triks","closed":false,"place":"Og der er du i mål – i alle fall i teori"},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"si":[{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""}],"us":[{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"lpage":{"exist":false,"color":"#000000"},"cpage":{"iscpage":false,"mpage":""}}