Colourbox.com

Slik tar du kontroll over
en stappfull innboks

Les, sorter og arkiver. Her er ekspertens råd.
2019050810242920190508102430

martin.slordal@lomedia.no

3.783. Det er antallet e-poster som ligger i innboksen min. Jeg gremmes. Hva skal jeg gjøre med dem og alle de nye 30–40 e-postene som hver dag dukker opp? Morten Røvik vet råd. Han holder kurs og foredrag i den såkalte Getting Things Done-metoden. Røvik lærer bort hvordan vi kan få gjort mer av de riktige og viktige tingene her i livet, uten å stresse, og ved å bruke mindre energi. Dette gjelder også i måten vi behandler e-post på, mener han.

– De aller fleste av oss sløser bort mye tid på e-post. Det kaller jeg e-post-drøvtygging. En e-post skal bare leses én gang, slår Røvik fast.

Han vil imidlertid, i mylderet av digitale kommunikasjonsplattformer, forsvare e-posten som et godt arbeidsredskap. Der andre plattformer som Facebook, Skype og Workplace invaderer oss og maser om et umiddelbart svar, er e-posten mer stillfaren, påpeker han. For du og den du kommuniserer med via e-post må ikke være pålogget samtidig.

Arkiver gamle e-poster

La oss gå i gang. Først må du ta tak i de 3.783 e-postene som ligger der. Opprett en mappe du kaller for arkiv. Gå bakover i tid i innboksen og finn ut fra hvilken dato du kan si at «herfra og til tidenes morgen kan jeg arkivere», råder Morten Røvik. Hold inn shift-tasten og klikk på den nederste e-posten, da blir alt over markert. Så drar du alle e-postene over i arkiv-mappen. Du kan selvfølgelig også slette dem, men muligheten er stor for at du angrer, påpeker Røvik.

– Kaster du dem er det fare for at du trenger dem senere, sier han. De resterende e-postene skal behandles og organiseres. Se lenger ned i teksten.

GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.

GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.

Morten Prom

Veien til e-post-nirvana

I løpet av en arbeidsdag ramler det inn mange e-poster i innboksen din. Alle inneholder informasjon du må ta stilling til. Men hvordan skal du klare å gjøre arbeidsoppgavene dine når e-posten stadig varsler deg om Facebook-oppdateringer, tilbud fra kundeklubber og nyhetsbrev fra organisasjoner du ikke husker at du er medlem i? Morten Røvik har tips til hvordan du kan oppnå en tilstand han kaller «e-post-nirvana», at du kun får e-post i innboksen som du faktisk må gjøre noe med. Røvik anbefaler at du slår av så mange varslinger du kan, som for eksempel fra Facebook og Twitter. I tillegg må du rydde litt, og sånn gjør du det:

Mål om null e-poster

Hold ut. Etter denne ryddesjauen vil du sitte igjen med e-post du må forholde deg aktivt til, og du er noen steg nærmere et e-post-nirvana, lover Røvik. Her er de neste tiltakene ifølge hans skrittvise metode:

Og der er du i mål – i alle fall i teorien. Du har frigjort deg fra e-postens mas og kjas og har oppnådd e-post-nirvana.

– Gevinsten er at du får gjort mer av de riktige tingene i løpet av arbeidsdagen. Målet er at innboksen til en hver tid inneholder null e-post. De som er gode på dette bruker lite av arbeidstiden på å håndtere e-post, sier Morten Røvik.

Jeg skal gi det en sjanse. Her skal det ryddes, slettes og organiseres. Og så skal oppgavene gjøres, da.

{"436799":{"type":"s","url":"/image-3.436799.f7368e96a9","cap":"GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.","s":"","sb":"","stype":"","sbg":"","sco":""},"tittel":{"color":"#000000","fontsize":"107","bgc":"#ffffff","bgo":"1","bgh":"100%","pos":"1"},"extrafiles":{"js":"","css":""},"fb":[{"type":"f1","title":"Rydd!","closed":false,"place":"Mål om null e-poster"},{"type":"f1","title":"Noen flere triks","closed":false,"place":"Og der er du i mål – i alle fall i teori"},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"si":[{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""}],"us":[{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"lpage":{"exist":false,"color":"#000000"},"cpage":{"iscpage":false,"mpage":""}}

Rydd!

1. Gå igjennom nyhetsbrevene du mottar. Meld deg av dem du ikke trenger. Lag en egen mappe for de nyhetsbrevene du faktisk ønsker å lese.

2. Lag en egen mappe for e-poster hvor du bare står oppført i kopifeltet. Dette er e-poster som tar fra deg konsentrasjonen fordi den egentlig ikke har noe med deg eller dine arbeidsoppgaver å gjøre. Kopi-e-posten er i utgangspunktet ikke noe du må forholde deg aktivt til. Organiser e-posten din slik at disse automatisk havner i en egen mappe.

3. Lag egne mapper for e-post du ikke trenger å gjøre noe med akkurat nå.

Noen flere triks

1. Samle: Null problem. E-posten hoper seg opp i innboksen din av seg selv.

2. Behandle: Les e-posten og spør deg selv om du faktisk må gjøre noe med den. Er svaret nei, sletter eller arkiverer du den. Hvis svaret er ja, går du løs på oppgaven. Tar den mindre enn to minutter, gjør du den med en gang. Inneholder e-posten noe du må tenke litt mer på, så drar du den over i en «en gang kanskje»-mappe du oppretter. Den tar du fram når du går igjennom gjøremålslista di. Se under.

3. Organisere: Når du har besluttet hva du skal gjøre, skriver du det ned på en gjøremålsliste. (Du har en sånn, ikke sant?) Sorter lista di. Handlinger eller hendelser fram i tid legger du inn i kalenderen.

4. Revidere: Se over kalenderen og listene dine en gang i uka slik at du kan slappe av og vite at alt er under kontroll.

5. Utføre: Velg hvilke handlinger fra gjøremålslista som skal utføres først og sist.

{"436799":{"type":"s","url":"/image-3.436799.f7368e96a9","cap":"GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.","s":"","sb":"","stype":"","sbg":"","sco":""},"tittel":{"color":"#000000","fontsize":"107","bgc":"#ffffff","bgo":"1","bgh":"100%","pos":"1"},"extrafiles":{"js":"","css":""},"fb":[{"type":"f1","title":"Rydd!","closed":false,"place":"Mål om null e-poster"},{"type":"f1","title":"Noen flere triks","closed":false,"place":"Og der er du i mål – i alle fall i teori"},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"si":[{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""}],"us":[{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"lpage":{"exist":false,"color":"#000000"},"cpage":{"iscpage":false,"mpage":""}}

{"436799":{"type":"s","url":"/image-3.436799.f7368e96a9","cap":"GIR E-POST-RÅD: Morten Røvik gir råd om hvordan du behandler e-posten din.","s":"","sb":"","stype":"","sbg":"","sco":""},"tittel":{"color":"#000000","fontsize":"107","bgc":"#ffffff","bgo":"1","bgh":"100%","pos":"1"},"extrafiles":{"js":"","css":""},"fb":[{"type":"f1","title":"Rydd!","closed":false,"place":"Mål om null e-poster"},{"type":"f1","title":"Noen flere triks","closed":false,"place":"Og der er du i mål – i alle fall i teori"},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"si":[{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""},{"title":"","place":""}],"us":[{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""},{"type":"f1","title":"","closed":false,"place":""}],"lpage":{"exist":false,"color":"#000000"},"cpage":{"iscpage":false,"mpage":""}}