Lene Svenning

lene.svenning@lomedia.no

I 2016 besluttet Handel og Kontor (HK) å kjøpe inn et nytt digitalt saksbehandlings- og arkivsystem. Det skulle også utvikles til å bli et medlemssystem, som skulle holde orden på forbundets nesten 80.000 medlemmer. Ikke bare navn og adresse, men også hvor de jobber, hva de betaler i kontingent og forsikringer, hvilke verv de har og hvilke kurs de har deltatt på. Blant annet. Det nye datasystemet, som kalles FAM, skulle også gjøre det enkelt for de ansatte og tillitsvalgte å kjøre ut statistikker over medlemmene, slik at de kunne gi dem relevant informasjon og målrettede tilbud.

– Det var den største digitale satsingen i HKs historie. Dette skulle være et viktig verktøy for tillitsvalgte og administrasjonen, tilpasset våre behov, sier forbundsleder Christopher Beckham til HK-Nytt.

Det ville koste penger. I første omgang var utviklingen av FAM beregnet til å koste om lag 12 millioner kroner. Etter kort tid ble det oppjustert til 22,6 millioner kroner.

Det ble langt mer. Siden 2019 har HK betalt 53,1 millioner kroner for utvikling av datasystemet. Det er 41 millioner kroner mer enn det opprinnelige estimatet.

I tillegg kommer 16,8 millioner kroner for prosjektledelse til ulike konsulentselskaper og 7 millioner til drift av FAM – begge deler i tråd med HKs budsjetter. Det har også kostet om lag 1,5 million kroner i året å holde det gamle systemet i drift.

Den totale kostnaden for FAM er på 76,9 millioner kroner. For å sette det i perspektiv: HK har budsjettert med en inntekt på 391 millioner kroner i 2022.

Problemet er at FAM ikke funker slik HK hadde tenkt.

HKs egne data skapte krøll

Det begynte så bra.

Etter å ha fått konsulentbistand til å lage anbudspapirer og gjennomføre en anbudsrunde, falt valget på IT- og konsulentselskapet Columbus. De skulle lage et dataprogram skreddersydd for HK, bygget opp fra grunnen.

– Poenget var at programmet skulle tilpasses våre behov. Alternativet var å kjøpe «hyllevare», et ferdig system som vi måtte tilpasse oss til, sier forbundets administrasjonssjef Arild Sætre.

Etter flere år med utvikling av FAM, ble det tatt i bruk i april 2021. Men da dataene, altså alle opplysningene fra HKs mange år gamle datasystem, skulle flyttes over til det nye systemet, oppsto problemene.

– Kvaliteten på dataene var ikke god nok. Det skapte masse krøll, forklarer Sætre.

Gjennom mange år hadde mange ulike ansatte i HK lagt inn opplysninger om medlemmene i det gamle datasystemet. Små feil i det gamle systemet skapte store problemer i det nye. Økonomisystemet og medlemssystemet «snakket» ikke sammen. Tillitsvalgte har slitt med å få en god nok oversikt over medlemmene sine.

Problemene var vanskelig å fikse. Ikke umulig, så det ut til, men det kostet penger i form av konsulenttjenester. Stadig mer.

Vil kjøpe nytt medlemssystem

Christopher Beckham og resten av forbundsstyret har vært orientert om problemene med det nye medlemssystemet. Nå har styret, etter råd fra administrasjonen i forbundet, vedtatt å stoppe ytterligere utvikling av FAM og heller kjøpe inn et nytt medlemssystem.

– De videre utviklingskostnadene med FAM vil bli for store. Vi var ikke sikre på at vi klarte å få kostnadene under kontroll, forklarer Beckham.

– Det handler om å vurdere risiko. Vi har hatt tro på at dette skulle bli bra, men vi kom til et punkt hvor vi måtte stille oss spørsmål om det var verdt det, supplerer Sætre.

Det nye systemet skal være hyllevare, et ferdig datasystem. Det er de helt sikre på. Selv om det ikke vil være helt tilpasset HK, skal det være langt rimeligere. Fram til det er på plass må forbundet klare seg med FAM så godt de kan.

– Jeg har ansvaret

– Hvem sin skyld er dette?

– Jeg er den første til å beklage dette. Vi har ikke lyktes. Nå har vi dratt i håndbrekket og må finne en ny leverandør, sier Beckham.

– Vi leter ikke etter en syndebukk, men er opptatt av å få et nytt system som kan holde orden på medlemmene våre, fortsetter han.

– Men hvem er det som har ansvaret for dette?

– Det er jeg som forbundsleder som har ansvaret, i gode og onde dager. Det er en veldig alvorlig situasjon. Forbundet driftes av medlemmenes penger. Vi tåler ikke slike budsjettsprekker, sier Beckham.

Men det må både HK og medlemmene. Administrasjonssjef Arild Sætre opplyser om at investeringer som dette avskrives over tre år. Det betyr at kostnaden fordeles over flere år i regnskapet.

– På grunn av dette passer vi ekstra godt på hvordan vi bruker penger, sier Beckham.

Avtale med Columbus

Men hva med Columbus, selskapet som har levert FAM? Får HK tilbake noen av pengene de har brukt?

– Vi har en avtale med dem om kompensasjon som vi er enige om. Jeg kan ikke si noe mer om det, sier Sætre.

Det vil heller ikke Columbus. «Vi har avtalt at det er HK som uttaler seg i denne saken og vil derfor ikke kommentere den utover det», skriver Kjell Magne Ramsli i IT- og konsulentselskapet i en SMS til HK-Nytt.