Sheila Hegge Olsen

Hjelp – jeg er ny på jobben

Det er ikke bare-bare å være sylfersk på arbeidsplassen.
03.12.2015
10:01
03.12.2015 10:12

lene.svenning@lomedia.no

Så sitter du der, på den nye arbeidsplassen, på det nye kontoret. Det eneste du har på skrivebordet er en gul klistrelapp med koden til pc-en, rundt halsen har du adgangskortet som fremdeles kjennes uvant å bære. Du tenker: Hva skal jeg gjøre nå? Hva forventes av meg?

Eller kanskje har du begynt på en arbeidsplass hvor arbeidsoppgavene er helt konkrete. Den første arbeidsuka er over. Nye tanker: Har jeg gjort noen feil? Jobber jeg raskt nok? Er sjefen fornøyd?

Å være ny på en arbeidsplass er uansett ikke enkelt. Følelsen av usikkerhet kan neppe fjernes helt, men arbeidsgiverne kan iverksette mye for å gjøre denne perioden best mulig. Det mener Jon Rogstad og Erika Braanen Sterri, forskere i Fafo. De har intervjuet nyansatte, ledere og kolleger på fire arbeidsplasser, og skrevet en rapport om funnene sine.

– Arbeidsgivere bruker veldig mye tid og ressurser på å finne de riktige personene til ledige jobber. Det er bortkasta hvis de ikke følger dem opp, sier Sterri.

Kritisk fase

Forskerne har forsøkt å finne fram til hva som hemmer og hva som fremmer en vellykket start på en ny arbeidsplass.

– De første 90 dagene på en ny arbeidsplass er kritiske, sier Erika Braanen Sterri.

Både arbeidsgivere og nye arbeidstakere har forventninger til hverandre når et nytt arbeidsforhold er i startgropa.

– Det er ikke forventingene som er problemet, men at de ikke kommuniseres, sier Jon Rogstad.

Å være ny på en arbeidsplass dreier seg om opplevelsen av å mestre, om å lære hvordan arbeidsoppgavene skal utføres, og om sosialt å bli en del av laget, skriver forskerne i rapporten.

Ulik oppfølging

Sterri og Rogstad peker på fire avgjørende faktorer for at tiden som nyansatt skal bli så vellykket som mulig. For det første må arbeidsgiveren altså kommunisere tydelig hvilke forventninger hun har til en nyansatt. For det andre må arbeidsgiveren komme med tydelige tilbakemeldinger. Forskerne har funnet ut at nyansatte gjennomgående mangler innsikt i hva det vil si å gjøre en god jobb. Nyansatte ønsker seg ledere som gir klare tilbakemeldinger på arbeidet de gjør. Samtidig ønsker de frihet til å finne ut av sin egen rolle, og lov til å ta selvstendige beslutninger. Her er det forskjell på hva slags type jobb man har. I stillinger hvor arbeidsgiver utøver mye kontroll over arbeidsoppgavene, er det mindre tvil om hvilken forventing sjefen har til deg, enn i jobber hvor graden av frihet er større. Det innebærer at nyansatte i stillinger med komplekse oppgaver ender opp med å få mindre oppfølging enn nyansatte i jobber hvor arbeidsoppgavene er mer konkrete, påpeker Rogstad og Sterri.

Flere informasjonskanaler

Den tredje faktoren er at nyansatte må få et «betinget ansvar» på jobben. De må altså få ansvar og autonomi, men ikke for mye. For mye ansvar for tidlig kan oppleves som å bli overlatt til seg selv.

Ifølge Sterri og Rogstad synes nyansatte det er vanskelig å stille mange spørsmål eller be om hjelp. De vil nødig fremstå som uselvstendige eller inkompetente. Derfor bør arbeidsgivere etablere kanaler som nyansatte kan skaffe seg informasjon fra. Det er den fjerde faktoren som er med på å avgjøre hvor vellykka tiden som nyansatt blir. Det kan gjøres ved å utpeke en fadder for den nyansatte, fordele ansvar for den nyansatte til bestemte kolleger, eller sette av tid til regelmessige oppfølgingssamtaler. For informasjon om formelle krav og forventinger til arbeidsoppgavene er ikke nok. En fadder eller en mentor kan senke terskelen for å stille spørsmål om regler og normer på arbeidsplassen.

«Kort sagt er den faglige utfordringen for nyansatte å passe til å utføre bestemte oppgaver, mens den sosiale utfordringen er å passe inn i en etablert virksomhet», skriver Sterri og Rogstad i rapporten.

En del av laget

For å være ny på jobben innebærer også å prøve å passe inn i det sosiale livet på arbeidsplassen. For at det skal bli vellykket, er flere forhold avgjørende. Arbeidsplasser som legger til rette for sosialt samvær mellom kollegene gjør det lettere for nyansatte å bli en del av laget. Forskerne peker også på at kvaliteten på relasjonen mellom lederen og den nyansatte har stor betydning for den nyansattes trivsel på arbeidsplassen. Kolleger spiller også en stor rolle for at nyansatte skal finne seg til rette. Et inkluderende arbeidsmiljø hvor kolleger hilser, inviterer til lunsj og lønningspils, gjør situasjonen lettere.

En gruppe arbeidstakere har vanskeligere enn andre for å skli inn i miljøet på arbeidsplassen. Det er de med en løsere tilknytning til arbeidsplassen, for eksempel vikarer eller midlertidig ansatte. De er gjerne litt tilbakeholdne, de skal jo ikke være der så lenge. Det samme gjelder for kollegene, som kan være mindre interessert i å innlemme arbeidstakere som ikke skal bli værende i det sosiale miljøet. Også nyansatte med lite arbeidserfaring og de som representerer minoriteter står mer utsatt til.

Trenger ekstra hjelp

Fafo-forskerne har studert nyansatte med etnisk minoritetsbakgrunn særlig nøye. Å inkludere nyansatte i denne gruppa kan synes mer utfordrende, skriver Sterri og Rogstad. Mange jobber krever gode norskferdigheter. Forskerne spør likevel om det kan være lurt å reflektere omkring andre måter å kommunisere på.

Ifølge Rogstad og Sterri synes mange i denne gruppa at det er vanskelig å forstå hva som kreves for å passe inn på jobben. Flere av de ansatte med minoritetsbakgrunn som forskerne har snakket med, tok til orde for at de trengte noe mer hjelp i tiden rett etter oppstart i jobben. Det bør arbeidsgivere ta alvorlig, mener Rogstad og Sterri.

Slik kan det gjøres

Hvordan kan arbeidsgivere gjøre tiden som nyansatt best mulig? Det er altså ikke mulig å fjerne all usikkerhet. Men Sterri og Rogstad har en hel smørbrødliste med forslag som kan gjøre det lettere å være sistemann inn på jobben: En introduksjonsdag/nyansattdag, praktisk tilrettelegging, møte med tillitsvalgt,
informasjon om rettigheter, plan for den nyansatte med fastsatte datoer, tildeling av en kollega som «skygges» av den nyansatte, sikre tilgang til kolleger, en klar tidsplan, og en oppfølgingssamtale etter fastsatte intervaller.

Ansatte i prøvetid har uansett krav på nødvendig oppfølging og veiledning, påpeker forskerne. De har likevel funnet ut at systematisk oppfølging av nyansatte ikke er utbredt i arbeidslivet. Mange arbeidsplasser nøyer seg med en samtale med sjefen og en oppfordring om å spørre dersom noe er uklart. Så mens «alle» synes det er viktig med god oppfølging, er det altså få som gjør dette i praksis.

Arbeidsgivere bruker veldig mye tid og ressurser på å finne de riktige personene til ledige jobber. Det er bortkasta hvis de ikke følger dem opp.

Erika Braanen Sterri

Fire typer nyansatte

Det er forskjell på folk – også på nyansatte. I rapporten deler forskerne nyansatte opp i fire typer. Det er:

• De selvstendige: Nyansatte som har fått stor grad av frihet til å utforme arbeidsoppgavene og arbeidshverdagen sin.

• De kontrollerte: Nyansatte som jobber på arbeidsplasser med klart definerte og avgrensede arbeidsoppgaver. Her handler det om å passe inn i en forhåndsdefinert rolle.

• De trygge: Nyansatte som opplever at de har en trygg posisjon, hvor de må gjøre noe feil for ikke å få fortsette i jobben. Det kan være personer som har hatt andre stillinger i bedriften tidligere.

• De utrygge: Nyansatte som kommer til usikre jobber, som vikarer og midlertidig ansatte. Ofte nyutdannede.

Arbeidsgiverne bør:

• Kommunisere hvilke forventninger de har til den nyansatte.

• Komme med tydelige tilbakemeldinger på jobben som gjøres.

• Gi de nyansatte passe mye ansvar.

• Utpeke en "fadder" for den nyansatte.

Tett oppfølging gjorde susen

Linn Kristin Junker Gran har jobbet i Cappelen Damm i drøyt tre måneder, men føler seg allerede hjemme.

I august begynte 36-åringen som redaktør i forlagets grunnskoleavdeling, etter åtte år som lærer. Gran synes hun har blitt svært godt tatt imot på arbeidsplassen. Allerede før sommeren ble hun invitert med på forlagets sommeravslutning, og ble kjent med mange av sine nye kolleger. En uke før hun begynte i jobben, hadde hun et møte med sjefen sin, hvor Gran fikk informasjon om arbeidsoppgavene sine, og om bedriften.

INKLUDERT OG INFORMERT: Arbeidsgiveren til Linn Kristin Junker Gran må ha gjort mye riktig. Forlagsredaktøren har fått tett oppfølging som nyansatt i Cappelen Damm.

INKLUDERT OG INFORMERT: Arbeidsgiveren til Linn Kristin Junker Gran må ha gjort mye riktig. Forlagsredaktøren har fått tett oppfølging som nyansatt i Cappelen Damm.

Martin Guttormsen Slørdal

– Jeg følte meg både inkludert og godt informert allerede før jeg startet i jobben. Jeg var selvfølgelig veldig spent, men var mye mindre usikker enn det jeg hadde forventet. Svært mange av kollegene mine har også jobbet som lærere. De vet hvordan det er å skifte beite fra skole til forlag, og har fortalt meg hva de synes var den største overgangen. Det har vært godt for meg, sier hun til HK-Nytt.

Redaksjonssjefen utarbeidet en plan for oppfølgingsmøter de første ukene etter at Gran begynte i jobben. I tillegg fikk hun utdelt en rutine-håndbok.

Nå har hun ukentlige oppdateringsmøter med redaksjonssjefen sin, hvor Gran forteller hva hun har gjort den siste uka, og får tilbakemeldinger på det.

– Det er med på å trygge meg i jobben, sier hun.

Linn Kristin Junker Grans oppgave er å lage nye lærebøker i tysk for ungdomsskoleelever. I prosjektet har hun fått med seg en erfaren medredaktør, som kan bistå henne underveis. Gran er også selv blitt invitert med som medredaktør og som observatør på andres bokprosjekter.

Hvordan var det å komme inn det sosiale fellesskapet på jobben? Den ferske redaktøren har ikke fått utdelt en fadder blant kollegene, slik Fafo-forskerne mener er en god ide.

– Det er flere som har påtatt seg den rollen, i tillegg er det alltid noen som inviterer meg til lunsj, smiler hun.

Gran er ansatt i et toårig engasjement i Cappelen Damm. Ifølge Fafo-forskerne har ofte midlertidige ansatte større problemer med å skli inn i miljøet på arbeidsplassen enn fast ansatte.

– Jeg har ikke tenkt så mye på at det er en midlertidig jobb. Jeg håper jeg kan få fast jobb i forlaget, her vil jeg være så lenge jeg har mulighet, sier hun begeistret.

Diskuter gjerne saken i kommentarfeltet! Bruk fullt navn, vær saklig og vis respekt for andres meninger. Bruk vanlig folkeskikk og husk at det du skriver blir lest av mange andre. Vi fjerner meldinger med trakassering og hat, og falske profiler.

Vennlig hilsen redaksjonen

03.12.2015
10:01
03.12.2015 10:12

Fire typer nyansatte

Det er forskjell på folk – også på nyansatte. I rapporten deler forskerne nyansatte opp i fire typer. Det er:

• De selvstendige: Nyansatte som har fått stor grad av frihet til å utforme arbeidsoppgavene og arbeidshverdagen sin.

• De kontrollerte: Nyansatte som jobber på arbeidsplasser med klart definerte og avgrensede arbeidsoppgaver. Her handler det om å passe inn i en forhåndsdefinert rolle.

• De trygge: Nyansatte som opplever at de har en trygg posisjon, hvor de må gjøre noe feil for ikke å få fortsette i jobben. Det kan være personer som har hatt andre stillinger i bedriften tidligere.

• De utrygge: Nyansatte som kommer til usikre jobber, som vikarer og midlertidig ansatte. Ofte nyutdannede.

Arbeidsgiverne bør:

• Kommunisere hvilke forventninger de har til den nyansatte.

• Komme med tydelige tilbakemeldinger på jobben som gjøres.

• Gi de nyansatte passe mye ansvar.

• Utpeke en "fadder" for den nyansatte.