Fra Toyota til norsk meglerkontor: Er japansk perfeksjonisme i ferd med å overkjøre «den norske modellen»?
KAOS = GENI?: Forfatteren av denne teksten, og eieren av pulten på bildet til venstre, unnskylder seg med Einsteins utsagn om at «orden er for idioter, genier behersker kaos» … På Norsk Gjenvinning i Fredrikstad, der de praktiserer Lean-metoden, er det orden i sysakene. Et av hovedpoengene i Lean er å sortere og lage systemer – det gir mindre sløsing med tid og mindre frustrasjon. Nederst til høyre ser vi også Lean i praksis hos Eiendomsmelger 1 Midt-Norge i Trondheim.
Erlend Angelo
erlend@lomedia.no
Min pult på jobben er ikke bare en bordplate med en pc oppå. Det er ikke et upersonlig, kjølig arbeidsområde. Nei, min pult er et eventyr. En mystisk underskog. En twistpose som aldri tømmes.
En sjelden gang lar jeg utforskeren få viljen, oppdagelsesferden står for tur! Eller jeg «rydder», som jeg sier til kollegaene.
Da finner jeg gamle kvitteringer (yey – det kan jo bety penger på kontoen!). Kanskje en tannpirker som kan gjenbrukes til så mangt. Noen papirer jeg var sikker på at jeg hadde kasta og derfor hadde printa ut på nytt igjen som jeg derfor finner tre eksemplarer til av. Jeg jubler høyt, for der er jo den stiftemaskina jeg var sikker på at naboen hadde stjålet. Og ser man det; kaffebønnene som jeg trodde var drukket opp til påska i fjor!
SÅNN: ... kan det også se ut på pulten.
Erlend Angelo
Men jeg har kontroll. Til en viss grad. Redaktørinnen – jeg velger å holde henne anonymisert i disse GDPR-tider – er nødvendigvis ikke like stor fan av mitt noe løsslupne forhold til orden. Men tellekantenes fravær til tross: Det meste finnes fram på kort tid. Jeg husker jo at jeg la fra meg den post it-lappen under den saksa som ligger oppå den stabelen av papirer under den andre stabelen av, vel, papirer.
Slank hverdag
Men det finnes visstnok andre systemer enn dette einsteinske genikaoset. Her om dagen kom en kollega innom med glød i øynene: Han hadde sett lyset. På mine vegne. Eller Lean, som han kalte det, og viste fram et bilde: Musematte SKAL stå der. Stiftemaskina må ligge der.
Litt research avslører derimot at Lean er langt mer enn et ryddig system for kontorrekvisita. Tankegangen viser seg å være like enkel som den er forståelig: Det handler om å unngå sløsing. Sløsing av tid, sløsing av ressurser. Forenkler prosesser. Du er ikke på jobb for å lete etter skiftnøkkelen, du er der for å skru delen på plass.
TOYOTA-MÅTEN: Lean kommer fra japansk bilproduksjon, nærmere bestemt Toyota. Her jaktes det kontinuerlig på forbedring i alle prosesser. To sekunder i en prosess utgjør mange minutter raskere produksjon i løpet av et år.
Toyota
Tilfellet er ikke tilfeldig, for Lean stammer faktisk fra Toyotas bilfabrikker i Japan. Mange av prinsippene fra «The Toyota Way» er implementert i Lean, som orden, standardisering og stadig forbedring.
Lean er altså mye mer enn et ryddig kontor. Det får vi også forklart, når HK-Nytt besøker norgesmesterne i Lean. Riktignok tilbake i 2016, men Lean er fortsatt i førersetet hos Eiendomsmegler 1 Midt-Norge i Trondheim. Der har de jobbet med dette siden 2009, og har sågar ansatt flere av Lean-konsulentene de har brukt opp gjennom årene.
– For oss er det viktig at dette blir en del av bedriftskulturen. Vi bruker å si til de ansatte har doble arbeidsoppgaver: De skal gjøre dagens oppgaver, deretter finne ut hvordan arbeidsoppgavene kan gjøres litt smartere neste gang, sier administrerende direktør Kjetil Reinsberg.
Tenke innenfor boksen
Så hva har skjedd med Eiendomsmegler 1 Midt-Norge siden Lean kom inn i bildet? I store produksjonsbedrifter har fagforeningene tidvis vært skeptiske – også i Norge. I USA har bilfabrikkansatte ropt ut om langtidssykdom fordi tempoet skrus opp til det umenneskelige. Og hva skjer den dagen man får en genial idé, der du tidsbesparer bort deg selv på arbeidsplassen?
– Vi får stadig mer å gjøre, med nye lover og regler å forholde oss til. Her er det ingen fare for å effektivisere bort egen arbeidsplass om man har en god idé til forbedringer i produksjonsflyten, understreker Vegard Kristensen, leder for forretningsutvikling.
SLANK PRODUKSJON: Administrerende direktør Kjetil Reinsberg (til venstre) i Eiendomsmegler 1 Midt-Norge og Vegard Kristensen, leder forretningsutvikling, er glad i Lean-metoden.
Erlend Angelo
For det er mye det Lean handler om: Effektivisering. Men det er for enkelt å snakke om bare det. Lean er forskjellig fra arbeidsplass til arbeidsplass.
Fra brød og sirkus til brød og orden
– For oss starter vi med kundeverdi. Hva er det hos oss? For en bilfabrikk handler det om å få lagd bilen best og billigst mulig. Men for en eiendomsmegler er det stor forskjell på Tommy på 22 og Ola på 80, sier Kristensen.
Det korte svaret på utfordringen: Gjøre det enklest mulig for eiendomsmegleren å lykkes og vanskeligst mulig å mislykkes.
Små forbedringer
Dette gjelder alt fra hvordan meglerne skal te seg opp mot kunder til hvordan støtteapparatet rundt meglerne fungerer.
Som igjen går på ansvarliggjøring av de ulike leddene som hører med i en salgsprosess. Ned til små detaljer som til sammen kan spare alle for store frustrasjoner. Et viktig aspekt i Lean er at disse små forbedringene helst skal komme fra de ansatte selv – de oppdager lettest problemene og er tross alt dem som skal ta i bruk løsningene.
VIKTIG SAMLINGSPUNKT: Under det daglige tavlemøtet lanseres små forbedringsforslag, om man har det. – Det blir mange post it-lapper med forslag etter hvert, sier Maria Martinussen.
Erlend Angelo
Saksbehandler Maria Martinussen har selv kommet med små tips under de daglige, korte tavlemøtene. Tavlemøtene har en nøkkelfunksjon, med visuell oversikt over dagens oppgaver og tydelig oppgavefordelinger. Der skal alle i avdelingen delta.
– Det blir mange post it-lapper med forslag. Det går på alt fra små hurtigtaster på pc-en til å endre på noen funksjoner på kopimaskina, sier saksbehandler Martinussen.
Større ting løftes opp på avdelingsmøter. Som forbedringer i IT-systemet. Som Kristensen for øvrig advarer mot å klage for mye på.
– Det er lett å hekte forslag til forbedringer på IT-endringer, men det er viktig å jobbe med egne prosesser, kultur og ledelse. Det er her de største utfordringene ligger uansett, understreker Kristensen.
Passer i Norge
Lean er også godt utprøvd på norske sykehus, i norske produksjonsbedrifter – ja, sågar på norske byggeplasser.
Så, har japansk perfeksjonisme med kontinuerlig forbedring utdanket den norske modellen, med dens iboende tillit til en selvstendig fagarbeider? Slettes ikke, skal vi tro Lean-ekspertene i Trøndelag.
– Det er ingen grunn til å frykte Lean, ingen ønsker å jobbe i tungvinte prosesser. Tvert imot, Lean er lite autoritært og en måte for alle til påvirke sin egen arbeidshverdag. Det gir handlekraft til den enkelte arbeidstaker, mener Kristensen.
TØRRE Å STOPPE OPP: Eiendomsmegler 1 tar jevnlig en grundig titt på egen produksjonsflyt. Rosa lapper er feil/avvik, eller «diamanter» som de velger å kalle det. – I Toyota stopper man hele fabrikken om det er noe feil. Det handler om å tørre å ta seg tid til å spare tid, sier Vegard Kristensen. Jo mer strømlinjeforma prosesser, dess bedre.
Erlend Angelo
Og legger til:
– Lean er et evighetsprosjekt. Man finner alltid nye flaskehalser, du blir aldri ferdig!
Tilbake på min egen pult konkluderer jeg med akkurat det samme: Den er et evighetsprosjekt. Estetisk pen? Neppe. Forståelig for andre? Tvils
omt. Men jeg finner fram til det jeg trenger. Uten å bruke altfor mye tid. Og da er vel alt greit?
Hvis jeg bare kunne finne den pensjonsrapporten jeg vet ligger her et sted …
