Eva Ler Nilsen, HK-Nytt

eva.ler.nilsen@lomedia.no

HK-Nytt var for enm tid siden i kontakt med ”Elizabeth” som var usikker på hvordan hun skulle angripe årets samtale med sjefen. I hennes bedrift er medarbeidersamtaler en innarbeidet rutine. Hvert år tar de ansatte en prat med sin nærmeste overordnede. Opplegget er etter boka, forteller hun, og samtalen er verken ubehagelig eller vanskelig. Til og med virkelighetsoppfatningen hennes stemmer med den sjefen beskriver. Elizabeth føler at hun kommer til orde og blir lyttet til. Men problemet er at ingen ting skjer i etterkant. Det de er enige om av tiltak blir ikke noe av.

Advarer mot pliktløp

HK-medlemmet Elizabeth er ikke alene om å oppfatte medarbeidersamtaler på dette viset. Nesten halvparten av dem som har deltatt i en undersøkelse gjort av bemanningsselskapet Xtra personell, opplever at medarbeidersamtalen i liten grad forbedrer arbeidssituasjonen. – Det handler om at gjennomføringen av medarbeidersamtalen ofte blir mer et pliktløp enn en samtale med formål, sier administrerende direktør i Xtra personell, Kristian Fæste, i en kommentar til undersøkelsen.

Han oppfordrer arbeidsgivere til å skape et miljø der arbeidstakere tør å gi ærlige tilbakemeldinger og der de blir tatt alvorlig og fulgt opp. Han minner om at det finnes en rekke verktøy for å gjøre medarbeidersamtalene mer nyttige. – Dessuten bør ledere og ansatte ha løpende kontakt også utenom disse samtalene, sier Fæste.

Referat må til

Slik Elizabeth opplevde samtalene med sin sjef, bar de preg av å være en slags utvidet hyggelig lunsjprat. Det ble ikke skrevet noe referat fra samtalen, men både hun og sjefen var skjønt enige om å følge opp det de hadde snakket om. Men det var vanskelig å gripe tak i noe konkret etter en stund.

Elizabeths eksempel viser hvor viktig det er at lederne går inn i medarbeidersamtalen med en klar plan, mener faglig sekretær Erling Hagen i HK. – Medarbeidersamtalen skal ta utgangspunkt i både den ansatte og lederens arbeidssituasjon, og skal være planlagt i god tid av begge parter. Samtalen skal ende opp med en forpliktende avtale om det partene skal gjøre noe med. Hvis avtalen skal være mulig å følge opp, må dette settes opp skriftlig, med underskrift av begge to, understreker Hagen.

Gjensidighet og respekt

Erling Hagen sier at det åpenbart finnes en rekke ulike oppfatninger av hvordan en medarbeidersamtale skal gjennomføres og hvilken nytte den har. Likevel mener han det er mulig å enes om noen minimumskrav:

– Den bør i hovedsak dreie seg om det partene i felleskap eller hver for seg kan gjøre noe med. Medarbeidersamtalen skal være en likeverdig samtale og bygge på gjensidig respekt. Den skal skje i en trygg atmosfære hvor begge parter kan være åpne uten at dette skal få negative konsekvenser. Samtalen skal blant annet avdekke behov for opplæring, gi innsikt i hverandres situasjon, bedre samarbeidet og gi hverandre bedre motivasjon, ramser Hagen opp.

Maktovergrep

Mange sitter likevel og gruer seg for den årlige praten med sjefen. Erling Hagen har snakket med mange medlemmer som synes det er vanskelig å ha møte med sin nærmeste overordnede, enten fordi de har en konflikt, eller fordi de ikke finner mening i å bruke så mye energi på medarbeidersamtalen. – Vi vet at noen ledere bruker medarbeidersamtalene som en måte å skaffe seg kontroll og makt på. Dette er misbruk, understreker Hagen.

Han skjønner også at mange er misfornøyde med dette årlige ritualet, særlig dersom det mangler mål og mening. – Mange ledere gjennomfører samtalen bare fordi de har fått beskjed om det, og tar den følgelig ikke alvorlig. Da har det ofte ikke skjedd noe siden forrige samtale, og det hele føles bortkastet – forståelig nok, sier han.

Hagen håper derfor at bedriftsledelsen setter seg grundig inn i hvordan disse samtalene skal være og hvordan de kan passe inn i øvrige personaltiltak.

Meningsløst

En som ikke har mye godt å si om medarbeidersamtalen som verktøy for god personalpolitikk, er professor ved Handelshøyskolen BI, Bård Kuvaas. Han har i flere år studert effekten av medarbeidersamtaler, og kan kort oppsummert konkludere med at den aldri kan erstatte den daglige kontakten mellom ansatte og sjefer. Det er gjennom den jevne kontakten man får til utvikling, mener han. – Dessuten er det bare de som i utgangspunktet har en god relasjon til sjefen sin som vil få noe utbytte av en slik samtale, sier Kuvaas til HK-Nytt.

Professoren råder derfor alle til virkelig å tenke igjennom hva en slik samtale kan brukes til. Han advarer mot å la den årlige praten være den eneste anledningen hvor ansatte kan ta opp ting med sin leder. – Brenner du inne med noe i mai er det jo meningsløst å skulle vente til februar med å snakke om det, sier han.

Sovepute

Bård Kuvaas tror mange er for opphengt i maler for medarbeidersamtaler. Det blir for skjematisk og standardisert, uten rom for individuelle tilpasninger i mange tilfeller, mener han. Da vil ikke den ansatte føle seg verken sett eller hørt. – En annen utfordring er at medarbeidersamtalen skal romme så veldig mye. Alt fra å diskutere hvordan den enkelte har det på jobben til å lage store karriereplaner. Det kan skape forventninger som er vanskelige å innfri. Samtalene må handle om det som er realistisk å få til, sier han.

Kuvaas frykter også at ledere bruker den årlige samtalen som unnskyldning for ikke å følge godt nok opp i hverdagen. – Mange tenker nok at de skal ta alt i medarbeidersamtalen. Det er ikke noen god personalpolitikk. Ansatte trenger ledere å snakke med jevnlig, påpeker han.

Et årlig klapp på skulderen er ikke nok.

Finn en form

Men Bård Kuvaas avviser ikke medarbeidersamtaler totalt. Etter hans mening gjelder det å finne en måte å arrangere dem på, som er nyttig for de som deltar. Helst bør man sette seg sammen uten skjemaer og forhåndsproduserte spørsmål. Ingen samtale kan være lik, mener han. Slik sett mener han at HK-medlemmet Elizabeth sine samtaler ikke er så ille. En hyggelig prat er ikke nødvendigvis feil oppskrift.

– Men da må begge parter vite at medarbeidersamtalen er akkurat det. Hvis samtalen skaper forventninger hos den ansatte, er ikke denne praten noen god løsning. Samtalen bør kanskje avgrenses til å handle om ting det ikke er rom for å ta i det daglige, sier han.

59 prosent av norske arbeidstakere har medarbeidersamtale minst en gang i året